はじめまして。
（以下、ライセンスは marriage license のこと、サーティフィケートは marriage certificate、それぞれ米国内で発行されるもののことです。 日本の機関が発行するものについては日本語表記しています）
ライセンスに署名を受けた時点での婚姻の登録は管轄の役所に報告することですから、これは米国機関とのやりとりです。在米日本大使館は関知しません。日本の役所には、米国での手続きが終了してサティフィケートが発行されてから婚姻の報告として３ヶ月以内に婚姻届を提出します。その後１ヶ月程度で戸籍に反映されます。
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サティフィケートは役所にライセンスを提出後、役所で行う登録手続きが済んでからでないと発行してもらうことはできないので、提出時にどれくらいかかるか確認するといいと思います。数週間くらいかかることが多いと思います。その後、窓口か郵送で請求できます。
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また在米日本大使館で発行する結婚証明書は、戸籍に記載された内容のうち婚姻関係について「この人はいつ誰と結婚したよ」ということを英語で証明する書類です。ですから、日本の方式・あるいは外国の方式で婚姻したあとこれが本籍地役場か大使館、領事館などに届出がなされていて、このことが戸籍に反映されていることが前提です。そんなわけで、必要書類は日本の婚姻届を提出したあとの戸籍謄（抄）本ですね。
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外国名が含まれている場合というのは配偶者やあなた自身の名前が外国由来である場合に戸籍は日本語表記でつづりがわからないので、原語のつづりを参照できる正式書類を持ってこい、ということです。たとえば配偶者の名前がデビッド・スミス、あなたが姓変更の手続きをしていてスミス花子さんなら、日本大使館の担当者が英語でその内容を記載するのに当てずっぽうのつづりをするわけにはいきませんから、つづりが確認できる書類を持って行かないとならないということです。パスポートや運転免許証が使えると思います（姓を変更している場合には新姓で記載されているものが必要です）。
いろいろと混乱しているようですが、落ち着いておふたりで情報収集してくださいね。とっつきにくいとは思いますが、多くの人がしていることでそれほど難しいことでもないですよ。
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